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Die 5 Fallstricke bei Behördenkontrollen

Wir haben bei Behördenvertretern nachgefragt: Welche roten Tücher gibt es bei Kontrollen in Transportunternehmen? Das sind die 5 Fallstricke – und wie sie mit Hilfe digitaler Lösungen vermieden werden können:

1. Schlechte Vorbereitung Dokumentationslücken, unvollständige Belehrungen, fehlende Nachweise – die Liste der Stolperfallen ist lang, vor allem, wenn Unternehmen auf händische Dokumentation setzen. Lösung: Automatische Reports für durchgängige Dokumentation Die Daten aus Tachografen und Fahrerkarten sind bereits digital vorhanden, aufgrund der Unternehmenspflicht zum Auslesen der digitalen Fahrtenschreiber – man muss sie nur nutzen! Digitale Systeme wie TachoWeb von DAKO werten die Daten automatisch aus und stellen verschiedene Reports regelmäßig und schnell zur Verfügung, für eine kontinuierliche Dokumentation.

2. Zettelwirtschaft Wenn wichtige Dokumente im Kontrollfall nicht griffbereit sind, kann es schnell ungemütlich werden. Lösung: Digitale Verwaltung von Dokumenten Reports, Fahrerbelehrungen, Nachweise: Alle Dokumente lassen sich digital verwalten. In einer digitalen Plattform können Verkehrsleiter etwa Fahrerbelehrungen auf Knopfdruck erstellen, diese werden automatisch mit den Daten des betreffenden Fahrers vorausgefüllt. Nur noch unterschreiben lassen und dokumentieren – fertig!


3. Fehlauswertungen aufgrund von veralteter Software Lokale Software braucht häufig Updates, wenn diese überhaupt zur Verfügung stehen. So kann es passieren, dass aktuelle Änderungen bei den Sozialvorschriften nicht berücksichtigt werden. Lösung: Webbasierte Software für kontinuierliche Aktualität Webbasierte Lösungen haben den Vorteil, dass sie regelmäßige automatische Updates erhalten. Da dies zentralisiert geschieht, brauchen Nutzer sich nicht selbst zu kümmern, sondern erhalten stets Auswertungen nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen.

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